7월 18

[Workspace 업데이트] Google Workspace Flows로 업무 자동화, 지금 시작해보세요!

안녕하세요, SBC Technology입니다!

오늘은 Google Workspace의 새로운 자동화 기능인 Workspace Flows를 소개합니다. 반복적인 업무를 줄이고 중요한 일에 집중할 수 있도록 돕는 이 기능은, 조직의 생산성을 한 단계 끌어올릴 수 있는 강력한 도구입니다.

 

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✨ Workspace Flows란?

Workspace Flows는 Gmail, Google Chat, Google Drive, Docs, Sheets 등 Google Workspace 전반에 걸쳐 자동화 플로우(Flow)를 구성할 수 있는 기능입니다.
예를 들어, 고객 이메일이 도착하면 Gemini가 자동으로 답장을 생성하거나, 회의 전에 팀에게 Google Chat으로 업데이트 요청을 보낼 수도 있습니다.

📌 어떤 작업들을 자동화할 수 있나요?

Workspace Flows는 다양한 자동화 시나리오를 제공합니다. 대표적인 예시는 다음과 같습니다:

  • 이메일 자동 응답: 잠재 고객 메일에 Gemini가 초안을 작성

  • 회의 전 자동 리마인더 전송: 팀 채팅방에 상태 업데이트 요청

  • 콘텐츠 요약 및 공유: Gemini로 회의록이나 이메일 내용을 요약 후 공유

  • 데이터 추출: Gemini가 이메일에서 전화번호, 질문 등 주요 항목 추출

  • 양식 응답 공유: Google Forms 응답을 실시간으로 팀에 전달

 

⚙️ 나만의 Flow, 어떻게 만들까요?

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1. AI로 생성하기

  • Workspace Flows 페이지 접속 → Create with AI 클릭

  • 수행하고자 하는 작업을 영어로 입력

  • 생성된 플로우 단계 검토 및 수정

  • ‘Turn on’을 눌러 플로우 활성화

💡 Tip : 구체적인 앱과 사람을 명시하면 더 정확한 결과 생성 가능

2. 템플릿 활용하기

  • 같은 사이트에서 Discover 클릭 → 원하는 템플릿 선택

  • 조건과 동작을 자유롭게 커스터마이징

  • 변수 설정으로 단계 간 정보 연결 가능

  • 완료 후 ‘Turn on’ 클릭

3. 처음부터 만들기

    • New flow 선택 후 시작 조건과 동작을 직접 지정

    • Gemini를 활용한 요약, 추출, 작성 등의 기능도 단계로 추가 가능

    • 단계 간 연결은 변수(Variables)로 설정 가능

    • 모든 설정 후 ‘Turn on’ 클릭

 

⏳ 꿀팁: Flow를 더 스마트하게 사용하는 방법

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🧩 변수 제대로 활용하기

  • 이전 단계의 데이터를 다음 단계에서 그대로 사용 가능
    예: 이메일 보낸 사람 정보 → 답장 메일 수신인으로 자동 입력

🤖 AI 기능 통합하기 (Gemini 활용)

  • Summarize: 회의록 등 요약

  • Write: 이메일, 문서 초안 생성

  • Extract: 중요한 정보 추출

  • Gem: 맞춤형 AI 전문가 분석 지원

  • 플로우 실행 후 Activity 탭에서 AI 응답 확인 가능

✍️ Gemini 프롬프트 작성 요령

  • 자연어로 요청: “마케팅 전략 요약해줘”

  • 명확한 키워드 사용: “2024년 6월까지 진행할 일정 포함”

  • 문맥 제공: 대상, 목적 등을 명시

  • 복잡한 작업은 단계적으로 분리

 

🎯 플로우 관리 및 오류 해결

  • 실행 내역 확인: ‘Activity’ 탭에서 플로우 작동 여부 점검

  • 오류 발생 시 확인 방법:

    • Workspace Flows 아이콘의 빨간 점

    • 오류 메시지 예시:

      • ‘Something went wrong’: 시간 초과, 변수 오류

      • ‘Missing permissions’: 앱 권한 미설정

      • ‘Prompt too long’: Gemini 프롬프트가 너무 김

      • ‘Smart features off’: Gmail 설정에서 스마트 기능이 꺼짐

 

📚 Workspace Flows, 앞으로 더 기대되는 이유

Workspace Flows는 2025년부터 Jira, Asana와의 통합은 물론 Google Workspace Add-ons, Apps Script 기반의 커스텀 단계 생성 등 더욱 고도화된 기능을 선보일 예정입니다.
지금 바로 여러분의 업무 방식에 Flows를 도입해보세요!

 

🔎 참고사항
Workspace Flows는 현재 프리뷰(preview) 단계로, 일부 Google Workspace 고객에게만 제공되고 있습니다. 기능이나 UI는 정식 출시 시점(GA)에서 변경될 수 있으며, 사용을 원하시는 경우 Google Workspace 관리자 계정을 통해 조기 액세스 프로그램(Early Access Program) 신청 여부를 확인해보시길 권장드립니다.

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