[협업 도구라고 해서 다 같은 것은 아닙니다] 진정한 협업 도구 G Suite

협업도구라고 해서 다 같은 것은 아님- G Suite

한 조직에서 좋은 협업이 어떤 것인지 설명하려고 하면 프로젝트에 참여하는 사람들에게 신뢰를 줄 수 있어야합니다.. 하지만 지금 사용하는 협업도구가 그런 신뢰를 주고 있나요? 그 과정에서 그것이 여러분의 팀에 어떤 도움이 되었는지 또는 방해가 되었는지 정확히 파악할 수 있습니까? 협업이 생산성을 높이는 의미에서는 이것은 틀림없이 그만큼 중요합니다.

클라우드 기술에 관해서는 모든 협업도구라고 해서 다 같은 것은 아닙니다. Google은 특정 비전을 염두에두고 G Suite를 설계했습니다. 즉, 유연하고 클라우드 네이티브하며 지능적인 툴을 사용하여 비즈니스가 어떤 작업을 수행하는지를 다시 상상해 볼 수 있도록 지원합니다. 이 글에서는 G Suite가 단순히 “실시간”으로 협업하는 것 이상으로 비즈니스를 돕는 사례를 소개합니다.

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먼저 문서 작성부터 시작하겠습니다.

당사의 내부 조사에 따르면, 기업이 Google Docs에서 작업하는 시간의 76%가 협업 작업에 소비된다고 합니다. 여러분 스스로 생각하시겠지만, 그게 무슨 뜻이죠?  우리는 직원이 보여주는 5가지 행동에 따라 Google 문서 도구에서 협업을 정의합니다.

1. 문서를 함께 편집합니다. 문서, 시트 및 슬라이드에서는 다른 공동작업자와 함께 문서에서 동시에 공동 작업하여 단일 변경 기록으로 남

• 한 단계 더 나아가 G Suite의 협업 기능을 다른 *Office* 툴에 접목했습니다. 이제 G Suite 파일에서와 마찬가지로 Microsoft Office 파일들도 탐색과 같은 기능을 이용할 수 있고, 편집, 및 주석을 달 수 있습니다.

2. 문서의 변경 내용보기. G Suite는 클라우드 기반이므로 모든 변경 사항은 버전 기록 (파일> 버전 기록)에 기록되므로 문서 편집에 대한 전체적인 시각을 볼 수 있으며 클릭 한 번으로 이전 버전을 복원 할 수도 있습니다.

• 한 걸음 더 나아가서 스프레드 시트 내의 특정 셀에 대한 편집 내역을 보거나 문서의 변경 사항을 상호 비교 (문서 비교)할 수 있습니다 (“법률 팀에서 원했던 기능입니다”).

3. 피드백을 주고 받는다. G Suite에 대한 설명은 단순한 기능이 아니라 직원들이 공유하고 실행 가능한 피드백을 받는 방법에 필수적입니다.

• 한 걸음 더 나아가 동적 이메일의 도움으로 문서, 스프레드 시트, 슬라이드의 댓글 작성 기능이 Gmail과 통합되므로 해결을 위해 탭을 전환 할 필요없이 이메일에 직접 메모를 추가 할 수 있습니다.

4. 작업 할당 및 완료. G Suite에서 의견을 통해 특정 소유자에게 작업을 할당하는 것은 쉽습니다.

• G Suite는 인공 지능 (AI)을 사용하여 협업을 가속화합니다. 예를 들어 Docs의 AI는 작업을 자동 감지하고 사람들에게 작업 항목을 할당 할 것을 제안 할 수 있으므로 할일이 있는 별도의 이메일을 보내지 않아도됩니다.

5. 자신감을 가지고 공유하십시요. 문서를 공유 할 준비가되면 G Suite의 기본 제공 공유 권한을 통해 내부적으로나 외부 적으로 어떤 정보를 볼 수 있는지 제어 할 수 있습니다.

• 추가 단계 : 드라이브, 문서, 스프레드 시트 및 프레젠테이션에 저장된 파일에 대한 특정 사용자의 액세스에 대한 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 추가 보호를 위해 FIDO 보안 키를 적용 할 수도 있습니다.

다음은 효과적인 의사 소통 방법들입니다.

• 아이디어 공유에 대하여 언급한다면,  의사 소통에는 일률적 인 방법만 있는 것은 아닙니다. 의사 소통 방법에는 이메일에서 채팅, 화상 회의에 이르기까지 동료와 의사 소통 할 수 있는 유연한 방법이 필요합니다.

먼저 이메일을 보내주세요. 이메일은 비즈니스의 운영 방식과 많은 워크플로우의 핵심입니다. 이 때문에 500만 명이 넘는 유료 사업자들이 Gmail에 의존해 업무를 진행시키고 있습니다.

• 한 단계 더 나아가 이메일을 단순히 작업에 대한 서면 기록으로 간주하는 것은 쉬우나 Gmail을 구축하여 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. Gmail은 AI의 도움을 받아 동료들에게 회신하거나 업무 우선순위를 지정하거나 이메일 초안을 더 빨리 작성하도록 상기시킬 수 있습니다. 또한 스팸, 피싱 및 멀웨어의 99.9%가 수신함에 도달하지 못하도록 차단합니다.

둘째, 채팅을 합니다. 이메일이 아닌 경우, 프로젝트에서 확인할 수 있는 빠르고 비공식적인 커뮤니케이션 방법이 필요합니다. 바로 이러한 점에서 Hangout Chat은 시간 경과에 따른 프로젝트를 저장할 수 있는 전용 가상 룸(스레드 대화 포함)을 통해 진행 상황을 추적하고 작업을 추적할 수 있습니다.

• 한 단계 더 나아가, Hangout Chat은 Drive와 같은 다른 G Suite 앱과 통합되므로 파일에 액세스하기 위해 앞뒤로 플립할 필요가 없습니다. 채팅에는 25개 이상의 AI 기반 보트가 장착되어 금융, 인적 자원, CRM, 프로젝트 관리 등의 워크플로우를 가속화할 수 있습니다. 곧, Hangout Chat는 Gmail 자체와 긴밀하게 통합되어 한 곳에서 올바른 통신 채널에 쉽게 접근할 수 있게 될 것입니다.

셋째, 직접 대면하는 것입니다. 동료들과의 얼굴을 마주보고 협업하는 방법보다  능가하는 것은 없습니다. 화상 회의 소프트웨어의 새로운 버전인 Hangout Meet를 구축하여 최대 250명의 사용자와  통화로 공동 작업을 수행할 수 있도록 지원합니다.

• 한 걸음 더 나아가 : 일반적인 화상 회의 솔루션을 넘어 자동 자막 기능을 제공하고 최대 10 만 명의 실시간 스트리밍을 제공합니다. Hangout Meet 하드웨어는 AI의 힘으로 자체적으로 문제를 감지하고 해결할만큼 현명하므로 IT 지원 팀의 부담을 줄일 수 있습니다.

협업의 영향을 측정합니다.

조직에서 “좋은” 협업 작업을 정의하는 것은 까다로울 수 있습니다. 내부 협업을 개선하기 위한 첫 번째 단계는 사람들이 함께 일하는 방식에 대한 가시성을 높여 올바른 도구를 갖추도록하는 것입니다. 이러한 이유로 Google 팀은 기업이 공동 작업을 수량화 할 수 있도록 지원하기 시작했습니다.

다른 사용자가 자신의 문서와 어떻게 상호 작용했는지 확인할 수 있는 Activity Dashboard와 IT 관리자가 조직 내에서 G Suite 사용량에 대한 “bird-eye” 뷰를 제공하는 Work Insights와 같은 툴을 사용하면 기업은 패턴을 식별하고 보다 구체적으로 협업을 정의할 수 있습니다.

참고 : 위 내용은 구글의 영문 블로그를 번역한 것입니다