모든 하이브리드 회의를 위한 포용 및 협업 강화
2022년에 들어서면서 하이브리드 회의가 전 세계 수백만 명의 사람들이 업무를 수행하는 방식의 중심이 될 것이 분명합니다. Google Workspace 팀 전반에 걸쳐 우리는 작년에 우리 도구, 특히 Google Meet에서 하이브리드 환경을 개선하는 데 많은 시간을 보냈습니다. 자동 소음 제거, 새로운 가상 배경 및 자동 조명 조정과 같은 새로운 기능을 통해 사람들에게 계속 집중할 수 있고 참여 방법과 장소에 관계없이 모든 사람이 하이브리드 회의에서 보고 들을 수 있습니다.
Google은 또한 하이브리드 회의를 가능한 한 포괄적으로 만들기 위한 팀으로서 자체 모범 사례를 개발하는 데 많은 시간을 보냈습니다. 캘린더에서 Spaces, Meet 업데이트에 이르기까지 Google Workspace 도구의 최신 혁신을 활용하는 접근 방식을 아래에서 공유하게 되어 기쁩니다.
하이브리드 회의에서 컴패니언(Companion) 모드를 작동하도록 설정
2021년 에 Google Meet의 컴패니언 모드를 미리 발표했습니다 . 이 모드는 회의실에 있는 사람들과 원격 팀원을 원활하게 연결하여 모든 사람이 고급 호스트 및 참여 기능에 액세스할 수 있도록 하는 동시에 회의실 내 최고의 오디오 및 비디오를 활용하도록 설계되었습니다.
이제 Google Meet 하드웨어 또는 Nest Hub Max에 연결된 회의 중에 노트북에서 컴패니언 모드를 사용할 수 있습니다. 오늘 일반 릴리스에서 시작되는 컴패니언 모드를 사용하면 채팅, 화면 공유, 손 들기, 투표, 주최자 제어 등과 같은 대화형 기능 및 제어에 액세스할 수 있으며 회의에 대한 피드백을 피하기 위해 비디오 및 오디오를 끈 상태로 유지할 수 있습니다. 또한 원하는 언어로 캡션과 번역을 활성화하고 자신의 장치에서 프레젠테이션을 가까이서 볼 수 있습니다.
회의 방문 페이지에서 컴패니언 모드를 사용하거나 g.co/companion 을 사용하여 회의에 참여할 수 있습니다 . 콘텐츠를 즉시 공유하려는 경우 g.co/present 를 사용하여 컴패니언 모드에서 동시에 회의에 참여하고 발표할 수 있습니다 .
컴패니언 모드는 팀이 모든 하이브리드 회의에 더 많은 사람과 관점을 포함하는 데 도움이 됩니다.
기타 참여 옵션에서 “컴패니언 모드 사용”을 선택하여 컴패니언 모드에 참여
회의 일정 잡기
분산된 팀과 시간대가 너무 많기 때문에 모든 사람이 사용할 수 있는 회의 창을 예약하는 것은 물류 문제가 될 수 있습니다. 참여를 극대화하기 위해 몇 가지 지침을 따릅니다.
- 팀원들이 근무 시간 , 위치 및 집중 시간 을 캘린더에 추가하도록 권장하여 일정이 웰빙, 개인적인 약속 또는 보육과 같은 사항을 고려할 수 있도록 합니다.
- 대화에 참여해야 하지만 그물을 넓게 던지는 사람들만 포함시키십시오. 확신이 서지 않으면 사람들을 선택 사항으로 초대하고 참석할 의사가 있는지 물어보십시오.
- 가능한 한 많은 사람들이 일할 수 있는 날짜와 시간을 선택하십시오. 멀리 떨어진 시간대에 있는 지역으로 일정을 잡을 때 전화를 걸기 위해 늦게까지 있어야 하거나 일찍 시작해야 하는 팀을 번갈아 가며 사용하십시오. 또한 글로벌 회의가 열리는 주중 하루를 선택하여 사람들이 그 날에 계획을 세울 수 있습니다.
- 사람들이 참여 여부를 결정하고 그에 따라 준비할 기회를 가질 수 있도록 최소 24시간 전에 캘린더 초대에 의제를 제공하세요. 저는 회의의 목표를 의제에 포함하고 싶습니다. 예를 들면 다음과 같습니다. “브레인스토밍 세션에서 4가지 훌륭한 아이디어를 가지고 떠나면 이 회의는 성공할 것입니다.”
- 사람들이 캘린더 초대에 응답할 때 위치를 지정하도록 권장합니다. 수락하면 “회의실에서” 또는 “가상으로 참가”를 선택하여 수락할 수 있습니다. 이것은 주최자를 포함한 모든 사람이 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있도록 도와줍니다.
- 진행자와 메모 작성자의 역할을 교체하는 것을 고려하십시오. 이것은 한 사람의 부담을 덜어줄 뿐만 아니라 다른 사람들이 더 온전히 참여할 수 있는 기회를 제공합니다.
스페이스에서 회의 준비
작년 에 Google Workspace에서 팀 공동작업을 위한 중앙 공간으로 Spaces를 도입 했습니다. Spaces는 Gmail, 캘린더, 드라이브, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, Meet, Tasks와 같은 도구와 긴밀하게 통합되어 사람들이 주제 기반 토론에 참여하고 지식과 아이디어를 공유하고 프로젝트를 진행하고 커뮤니티를 구축할 수 있는 더 나은 방법을 제공합니다.
스페이스는 회의를 준비할 때 특히 유용합니다. 참가자는 배경 문서나 프레젠테이션을 비동기식으로 검토하여 자신의 지역과 작업 스타일에 맞는 시간에 작업하고 스페이스에서 팀에 대한 질문이나 제안을 추가할 수 있습니다. 그런 다음 모든 정보와 토론은 나중에 참조할 수 있도록 보존됩니다.
Spaces에서 직접 콘텐츠에 액세스하면 회의 참석자가 최신 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.
회의 중
잘 수행되면 하이브리드 회의는 회의실과 원격에서 발생하는 두 가지 다른 대화처럼 느껴지지 않습니다. 하나의 포괄적인 경험처럼 느껴지도록 하기 위해 다음을 수행합니다.
- 가상 팀 구성원이 회의에 참여할 때 확인하고 처음 5분 동안 팀과 연결하고 체크인하십시오. Google의 일부 팀은 흥미롭거나 영감을 주는 YouTube 비디오를 재생하거나 팀에게 질문(예: 이번 주말에 먹었던 것 중 가장 좋아하는 것은 무엇이었습니까?)을 통해 회의를 시작합니다.
- 지정된 메모 작성자 가 캘린더 초대에서 미리 채워진 메모 문서를 만들고 사용 하도록 한 다음 참석자와 공유합니다. 주요 참가자가 참석할 수 없는 경우 회의를 녹음하는 것을 고려하십시오.
- 회의실 참석자에게 3명 이상의 회의에서 연설하기 전에 컴패니언 모드를 사용하고 Google Meet의 손 들기 기능을 사용하도록 권장하세요.
- 컴패니언 모드를 사용하더라도 원격 참가자가 회의실의 대화에 끼어들기가 어려울 수 있습니다. 진행자는 원격 참석자가 자주 체중을 측정할 수 있는 공간을 마련해야 합니다.
- 가상 팀 구성원을 배제할 수 있는 “방에서” 대화를 피하고 최근에 출시 된 번역 캡션 사용을 권장하여 언어 능력 장벽을 최소화합니다 .
- 사람들이 피드백을 제공할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 모든 사람이 그룹 회의에서 자신의 의견을 말하는 것을 좋아하지는 않으므로 의제 문서나 채팅, Q&A 및 설문조사를 통해 피드백을 요청해야 합니다.
- 회의실에서 실제 화이트보드 대신 Jamboard 또는 Jamboard 앱을 사용하여 모든 사람이 보고 기여할 수 있도록 합니다.
캘린더 초대에서 회의 메모를 작성합니다.
회의 후
우리 중 많은 사람들이 지난 2년 동안 팀이 더 많이 분산된 환경에서 근무하면서 회의 피로를 경험했습니다. 회의 참석자가 시간을 잘 보냈다고 느낄 수 있도록 다음을 권장합니다.
- 시간을 내준 모든 사람에게 감사를 표하고 추가 피드백을 요청하는 후속 메모를 보내세요.
- 특히 참석할 수 없는 사람을 포함하여 모든 관련 당사자에게 메모/녹음, 작업 항목 및 결정을 포함합니다.
- 모든 회의 아티팩트를 관련 팀 또는 프로젝트 공간에 게시하여 참석할 수 없는 팀 구성원이 기여할 수 있도록 하는 것을 고려하십시오.
- 반복되는 회의의 경우 분기에 한 번씩 Google 설문지를 사용하여 사람들에게 설문조사를 실시하고 회의를 보다 생산적이고 포괄적으로 만들 수 있는 방법을 물어보세요. 회의의 빈도나 집중도 측면에서 회의를 변경해야 하는지 묻는 익명의 설문 조사를 고려할 수도 있습니다.
모든 하이브리드 회의를 위한 포용 및 협업 강화
최근 글로벌 설문 조사 에서 살펴보았듯이 전 세계의 직원들은 원격 및 하이브리드 작업 모델이 계속 진화함에 따라 서로 및 조직과 작업하고 연결하는 새로운 방법을 찾고 있습니다. 보다 포괄적이고 협업적인 회의를 위한 청사진을 작성하면 팀이 장소와 방식에 관계없이 더 긴밀하게 연결되어 있다는 느낌을 받을 수 있습니다.
업무의 미래가 진화하는 모든 방식에 대한 최신 정보를 얻으 십시오.
참고: 위 내용은 구글의 영문 공식 블로그 를 번역한 것입니다.
Comments are closed.