배경
이전에 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션에서 승인자에게 승인을 요청하고 검토할 수 있는 베타를 출시 했었습니다. 드디어 많은 사용자들이 구글 드라이브안에서 구글 문서(Docs, Slides, Sheet) 뿐만아니라 MS Office 파일들, PDF, 기타 파일들에 대하여 문서 승인 요청, 검토, 거부 과정을 부여할 수 있는 서비스를 사용할 수 있게 되었습니다.
이 기능이 사용되는 이유
여러 이해 관계자 및 우선 순위가 상충되는 경우 문서 승인을 확보하는 것이 어려울 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 이러한 승인을 쉽게 보호하고 승인한 사람을 확인할 수 있습니다.
또한 이 기능을 사용하면 문서를 편집할 때 모든 검토자에게 알림이 전송되고 문서의 최신 버전이 다시 승인됩니다. 또한 모든 검토자가 승인하면 파일이 잠기고 편집할 수 없도록 하여 문서의 무결성을 보호합니다.
이 기능을 통해 계약, 법률 문서 및 기타 공식 승인이 필요한 상황에 대한 승인을 확보하는 데 필요한 워크플로가 간소화되기를 바랍니다.
추가 세부 사항
승인을 위해 문서가 전송되면 검토자는 Google 드라이브의 웹 설정에서 알림을 수신하도록 선택한 위치에 따라 이메일, 브라우저 또는 Google 채팅 알림을 받습니다. 그러면 문서로 바로 이동할 수 있는 링크를 받게 됩니다.
기한을 설정하면 검토자가 승인이 필요하거나 기한이 지났음을 알리는 이메일 알림을 받게 됩니다. 또한 문서를 잠그도록 선택하여 사용자가 항목의 내용을 편집하거나 댓글과 제안을 남기는 것을 방지할 수 있습니다.
참고: 기본적으로 문서는 완전히 승인될 때까지 잠금 해제된 상태로 유지됩니다.
여러 사람에게 승인을 요청하는 경우 모든 검토자가 파일을 승인하면 문서가 승인된 것으로 간주됩니다. 승인 프로세스 중에 편집이 이루어진 경우 모든 검토자는 파일의 최신 버전을 다시 승인해야 하며 이러한 경우 이메일 알림을 받게 됩니다. 단일 검토자가 파일을 거부하면 모든 검토자에 대해 문서 승인 요청이 거부됩니다.
모든 검토자가 문서를 승인하면 파일이 잠깁니다. 잠긴 파일은 잠금 해제되거나 승인될 때까지 편집할 수 없습니다. 파일 잠금을 해제하면 현재 승인 요청이 취소됩니다.
시작하는 방법
- 관리자: 이 기능은 기본적으로 켜져 있으며 도메인 수준에서 비활성화하거나 그룹/OU별로 관리할 수 있습니다. 승인 관리에 대해 자세히 알아보려면 도움말 센터를 방문하세요.
- 일반 사용자: 드라이브 설정의 승인에서 드라이브 알림을 관리할 수 있습니다. Google 드라이브의 파일 승인에 대해 자세히 알아보려면 도움말 센터를 방문하세요.
출시 일정
관리자 설정
- 빠른 출시 및 예정 출시 도메인: 2021년 11월 8일부터 전체 출시(기능 가시성을 위해 1~3일)
참고: 관리 콘솔 설정이 표시되고 구성 가능하지만 설정은 2021년 11월 15일까지 시행되지 않습니다.
최종 사용자 기능
- Rapid Release 도메인: 2021년 11월 15일부터 확장 출시(기능 가시성을 위해 최대 15일)
- 예정 출시 도메인: 2021년 11월 24일부터 점진적 출시(기능 가시성을 위해 최대 15일)
사용할 수 있는 버전
- Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, 비영리단체 및 G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for 교육 및 비영리단체용 G Suite
- Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline, G Suite Basic 고객은 사용할 수 없습니다.
- 개인 Google 계정이 있는 사용자는 사용할 수 없습니다.
참고: 위 내용은 2021년 11월8일자 구글의 공식 영문 블로그를 번역 및 각색한 것입니다.
자세한 내용은 Google Workspace Google 드라이브 승인/거부 전자결재 기능 백서 참고
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