[Workspace 업데이트] 게스트 계정 : 외부 사용자와 안전한 협업 및 소통 지원

안녕하세요, SBC입니다.

오늘은 구글 워크스페이스에 새로 추가된 게스트 계정 기능을 소개해드리려 합니다.

동작 방식

조직 내 사용자가 Google Chat의 채팅이나 스페이스를 통해 구글 워크스페이스를 쓰지 않는 외부 사용자를 초대하면, 해당 외부 사용자를 위해 Workspace 도메인 내에 고유한 계정 식별자를 가진 게스트 계정이 생성됩니다. 이 게스트 계정들은 관리 콘솔 내의 ‘Workspace Guests’ 조직단위(OU)에 자동으로 배치되며, 이러한 외부 사용자들을 위해 설계된 기본 보안 정책이 적용됩니다.

세부 관리자 설정

Workspace 관리자에게는 전체 가시성과 제어권이 부여됩니다. 게스트 계정 기능은 기존의 외부 채팅 설정과 연동됩니다. 조직 내에서 외부 채팅이 활성화되어 있는 경우, 사용자들은 이제 Chat에서 워크스페이스를 사용하지 않는 사용자를 초대하여 협업을 시작할 수 있습니다.

주요 관리 기능

게스트 액세스 설정 관리 : 조직에 게스트를 초대할 수 있는 권한을 가진 사용자를 지정하고 관리합니다.
게스트 수명 주기 관리 : 관리 콘솔 및 API를 통해 생성된 모든 게스트 계정을 조회하고 관리할 수 있습니다.
정책 적용 : 게스트 계정에는 루트 조직 단위(Root OU)로부터 상속되지 않는 몇 가지 기본 보안 설정이 적용됩니다. 이는 조직이 게스트 계정에 대해 기초적인 보안 수준을 확보한 상태로 시작할 수 있도록 돕습니다. 기본 설정을 확인한 후, 2단계 인증이나 컨텍스트 인식 액세스(CAA)와 같은 조직별 맞춤 정책을 “GWS 게스트” 조직 단위(OU)에 적용하세요.

조직은 게스트 계정 사용자와 협업할 때 자신의 Workspace 도메인 내에서 생성되고 공유된 모든 데이터에 대한 전체 소유권을 유지합니다. 또한, 게스트 계정을 가진 외부 사용자는 Google 드라이브에서 새 파일을 생성하거나 소유할 수 없으며, 기존 파일에 초대되어 협업하는 것만 가능합니다.

게스트 계정의 전체 기능과 호스트 조직 관리자가 이러한 게스트 계정을 관리하는 데 사용할 수 있는 기능에 대해 더 자세히 알아보려면, 상세 도움말 문서를 확인해 보시기 바랍니다.

주요 참고 사항

게스트 계정은 Workspace를 사용하지 않는 외부 사용자만을 위해 생성됩니다. 외부 Workspace 사용자 및 개인 Google 계정 사용자와의 협업 기능은 이전과 함께 유지되며, 게스트 계정을 생성할 필요가 없습니다. 게스트 생성을 위한 API 기능은 2026년 5월까지 오픈 베타로 제공될 예정입니다.
비즈니스 외부의 특정 조직하고만 공유를 허용하기 위해 신뢰할 수 있는 도메인 기능을 사용하는 경우, 이제 허용 목록(allowlisted domains)에 workspace 외부 도메인을 추가하여 해당 도메인과 안전하게 협업을 시작할 수 있습니다. 주의 : 신뢰할 수 있는 도메인을 설정하면 조직이 개인 Google 계정과 협업하는 것이 제한됩니다. 여기에는 업무용 이메일 주소를 사용하여 개인 Google 계정을 생성한 Workspace를 사용하지 않는 사용자와의 협업도 포합됩니다.
게스트는 사용자의 한 유형으로 모델링됩니다. 이에 따라 다음과 같은 변경 사항이 적용됩니다: 디렉터리 API에서 사용자 리스트(user.list)는 기본값으로 게스트 계정을 포함하지 않습니다. 디렉터리 API에서 게스트 계정을 식별하기 위해 is_guest_user라는 신규 필드가 추가됩니다. 자동 사용자 프로비저닝을 지원하는 기존의 서드파티(3rd party) SAML 앱에 게스트 계정이 자동으로 프로비저닝되지 않습니다.

시작하기

관리자 :
- 외부 채팅 설정 : 기능 출시 시점부터 외부 채팅이 가능한 최종 사용자는 기본적으로 Chat에서 Workspace를 사용하지 않는 외부 사용자를 초대하고 협업할 수 있습니다. 기존의 외부 채팅 설정을 사용하여 외부 채팅이 허용되는 사용자를 제어할 수 있습니다.
- 게스트 초대 설정 : 조직 내에서 게스트 계정을 초대할 수 있는 권한을 가진 사용자를 제한할 수 있습니다. 이 설정은 조직 내에서 외부 채팅이 가능한 모든 사용자에 대해 기본적으로 설정(ON)으로 되어 있습니다.

일반 사용자 : 사용자 초대 권한을 부여받고 외부와 협업하는 사용자는 구글 채팅에서 외부 사용자를 초대하고 협업할 수 있습니다.
게스트 : Workspace를 안쓰는 외부 사용자는 호스트 조직으로부터 초대를 받으면 자신의 기본 이메일 주소로 초대 이메일을 받게 됩니다. 게스트는 가입 절차를 거쳐 협업을 시작할 수 있습니다. 게스트가 사용할 수 있는 기능은 기존의 Workspace 외부 사용자와 유사하게 제한적입니다.

배포 일정

관리자 제어 기능
- 빠른 출시 및 예정 출시 도메인 : 2026년 3월 26일부터 순차적으로 배포가 시작되어 2026년 4월 10일에 완료됩니다. 관리자는 조직 내에서 해당 설정을 사용할 수 있게 되면 Chat을 통해 알림을 받게 됩니다.

최종 사용자 기능
- 빠른 출시 및 계획 출시 도메인 : 2026년 4월 13일부터 전체 배포가 시작되어 2026년 4월 16일에 완료됩니다.

서비스 대상

Business 버전 : Business Starter, Standard, Plus
Enterprise 버전 : Enterprise Starter, Standard, Plus